Você sabia que no setor de compras, é interessante sempre rever processos, em busca de melhorias?
O setor de compras, na verdade, não é o único que precisa de constantes atualizações e melhorias para manter os resultados satisfatórios na organização. Mas hoje, vamos falar dele em especial, e como a otimização de alguns processos nesta área, pode fazer grande diferença na negociação com fornecedores.
Existem algumas ações do dia a dia que envolvem o atendimento e negociação com fornecedores, que podem levar mais tempo do que o necessário e, quem sabe, se feito de outro jeito, pode otimizar suas horas produtivas.
Quer saber se você está gastando mais tempo do que deveria nas reuniões com fornecedores? Continue a leitura, veja se você se identifica e aproveite para ter alguns insights!
Você não está perdendo tempo com a forma que realiza a negociação com fornecedores?
Não existe uma fórmula mágica, cada caso é um caso, ou melhor, cada empresa tem seus diferenciais e seu público-alvo. No entanto, existem alguns pontos de atenção, que de forma geral, podem ajudar a otimizar as tarefas no setor de compras, independente do ramo da sua empresa.
No varejo, em especial, é comum a constante negociação com fornecedores, em busca de preços atrativos, produtos de qualidade e com diferenciais competitivos. E é exatamente nessa ação, que a mudança e otimização dos processos pode ser feita.
Ligações para fornecedores: é hora de rever essa tarefa!
Qual o tempo médio que você passa no telefone, em ligações, com seus fornecedores? Sabia que dependendo dos assuntos tratados, grande parte pode ser alinhada por e-mail?
Com um processo bem estruturado, atenção e engajamento de ambas as partes (setor de compras e fornecedores), os processos de negociações se tornam mais práticos por meio de e-mails. E você conseguirá economizar tempo durante o dia, utilizando-o para desempenhar outras atividades que precisam da sua atenção.
Isso vale até mesmo para substituir algumas negociações presenciais, ainda mais agora com a pandemia do Covid-19. Pense que o e-mail é uma ferramenta valiosa, bastante completa, e assim como ligações e reuniões presenciais, consegue manter o nível de seriedade que uma boa negociação pede.
Marque reuniões periódicas por e-mail para atender e negociar com os fornecedores
O e-mail pode ser uma ótima forma para organizar sua agenda e alinhar as etapas de negociações com os fornecedores.
Aliás, você não negocia com apenas um fornecedor, certo? Então, usar o e-mail para efetuar alinhamentos com os parceiros e então agendar com maior assertividade dias e horários para possíveis ligações e reuniões, vai economizar um tempo valioso na sua agenda.
Mas, fique atento!
As ligações e até mesmo reuniões presenciais não precisam e não devem ser substituídas 100% por e-mails.
Avalie e identifique estágios em que faz mais sentido cada forma de contato. Quando se está na fase de conhecimento do fornecedor, por exemplo, o e-mail pode funcionar muito bem. Já em fases mais decisivas, é interessante reuniões presenciais ou online.
Diante do atual cenário você pode optar pelo e-mail, mas alguns pontos devem ser considerados nas negociações através deste canal:
Apresente clareza em suas ideias e necessidades;
Seja objetivo ao falar sobre o que você quer;
Não floreie na hora de negociar valores e até mesmo barganhar;
Mantenha o tom que teria em uma ligação e/ou conversa pessoal. O interessante do e-mail é justamente ter o melhor dos dois mundos, equilibrando a formalidade e informalidade na medida certa.
Estude o fornecedor, entenda como ele é e identifique a melhor forma de manter uma conversa, melhor tom e palavras para a abordagem.
Dicas para melhorar as atividades do setor de compras
Melhorar o setor de compras pode parecer desafiador, mas com as ferramentas certas, você vai ver que essa tarefa é mais fácil do que convencer um fornecedor a baixar o preço da mercadoria. Aqui vão algumas dicas!
Fique de olho nas tendências e novas tecnologias
Se uma ferramenta nova pode ajudar a melhorar o desempenho de suas funções, não tem por que ser resistente à mudança. Aliás, no varejo, é importantíssimo acompanhar os bons momentos do segmento. Isso quer dizer que você precisa estar sempre atualizado quanto às tendências de varejo.
Exemplo de uma tendência cada vez mais crescente no setor, é o atendimento Omnichannel. Uma estratégia com objetivo de unir todos os atendimentos (online e off-line), para assim melhorar a experiência de atendimento e negociações, bem como, otimizar tempo e produtividade no desempenho destas tarefas.
Desenvolva uma estratégia de compras eficiente
Para ganhar tempo nas negociações com fornecedores, é essencial ter uma estratégia de compras estruturada.
Então, antes de partir para o ataque, defina previamente o que se espera da negociação. Para tanto, o Blog Gestão da Virada destaca algumas perguntas, que respondidas, ajudam a criar a estratégia:
Quais produtos preciso comprar?
Qual quantidade de cada item é necessária?
Qual é o limite de prazo de entrega ideal?
Qual é o prazo de pagamento ideal?
O importante é estabelecer opções ou faixas de negociação, assim, conforme a conversa é desenvolvida, você tem diferentes informações para consultar. Ou seja, preveja diferentes cenários e tente chegar no que melhor atende às suas necessidades.
Utilize o benchmarking
Com certeza a prática do benchmarking é muito bem-vinda quando a ideia é otimizar as atividades e o tempo no setor de compras. Com ela você pode melhorar as estratégias de compras e negociações, baseado em análises práticas.
Com o benchmarking, os resultados de empresas de sucesso no seu segmento - ou mesmo em outros, mas com processos que são semelhantes aos seus - são acompanhados para servir de exemplo e inspiração para a melhoria contínua no seu negócio.
Invista na Gestão de Relacionamento com Fornecedores
Sobre a Gestão de Relacionamento com Fornecedores, que é imprescindível para que seu negócio cumpra um bom gerenciamento de relações com os fornecedores, a Oriotec destaca algumas informações valiosas, como buscar sempre:
Saber mais sobre os fornecedores;
Registrar dados das negociações e relacionamentos;
Incentivar maneiras que possam acelerar e garantir um melhor fluxo de informações, que estejam ligadas à cadeia de suprimentos.
Assim, suas parcerias de mercado serão mais confiáveis e suas negociações mais assertivas, práticas e realizadas em um tempo mais hábil.
E então, pronto para otimizar a negociação com fornecedores?
O tempo vale ouro, em especial se estamos falando na duração que boas negociações requerem. Para tanto, neste conteúdo, apresentamos formas de melhorar e deixar as ações mais práticas, principalmente as que dizem respeito à negociação com fornecedores.
Como pôde conferir, mesmo práticas comuns no dia a dia podem ser aperfeiçoadas e no fim, você irá gastar menos tempo negociando e atendendo os fornecedores. Isso sem perder a qualidade e assertividade nas negociações, é claro.
Ficou alguma dúvida? Entre em contato conosco. Agora, se você quer continuar se atualizando, confira nosso blog post sobre O cenário econômico atual tem impactado nas suas negociações e resultados?
Publicado por Adove
